Gestão de tarefas: como delegar tarefas da equipe com efetividade
Gestão de tarefas: como delegar tarefas da equipe com efetividade​?

Gestão de tarefas: como delegar tarefas da equipe com efetividade​?

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Delegar tarefas é uma importante prática na gestão de pessoas, tanto para os líderes quanto para os liderados em geral. Ao fazer isso, o gestor, diretor ou gerente pode se manter focado nas atividades mais estratégicas, enquanto demonstra que confia em seus liderados para assumir outras tarefas.

Para realizar essa prática de modo eficiente, no entanto, é preciso levar algumas coisas em consideração, como determinar com clareza o responsável e também definir prazos e resultados a serem atingidos. Caso contrário, nenhum objetivo será efetivamente alcançado.

Pensando nisso, separamos um artigo especialmente para você. Hoje, será possível conhecer algumas dicas de como delegar tarefas à equipe com efetividade, de forma prática e eficaz. Confira!

Antes de delegar tarefas, analise os funcionários

O primeiro passo para delegar tarefas com efetividade é definir o funcionário que será responsável por cumpri-la e atingir os objetivos desejados. Contudo, isso não é tão fácil quanto parece. Uma escolha inadequada pode interferir de modo negativo nos resultados.

Por isso, primeiro é importante fazer uma rápida análise da tarefa, identificando os conhecimentos, as habilidades e as atitudes que seu novo responsável deverá ter. Imagine colocar alguém extremamente inovador em uma tarefa burocrática ou, ainda, colocar alguém metódico em uma tarefa que demanda inovação e improviso. Não faz sentido, não é mesmo?

Em seguida, analise os próprios funcionários que estão dispostos a assumir a tarefa. Para tanto, é importante conhecer a equipe de trabalho e os pontos fortes e fracos de cada integrante. Nesse momento, é fundamental usar uma ferramenta que facilite o monitoramento do perfil comportamental. Dessa maneira, é possível identificar profissionais que apresentam um perfil compatível com a tarefa e que podem entregar grandes resultados.

Adote uma comunicação clara e efetiva

Comunicar o profissional sobre a nova tarefa delegada é uma missão à parte. Isso porque muitas vezes há resistência, o que precisa ser contornado pelo gestor. É importante optar por uma comunicação clara e efetiva, e não apenas “jogar” o que precisa ser feito.

Inicie falando por que ele foi selecionado e sobre como suas competências combinam com o que é demandado pela tarefa. Se for um profissional com perfil analítico, por exemplo, elogie-o afirmando que ele é bom com detalhes e que precisa de alguém assim. Também será necessário descrever com clareza a nova tarefa, informando o que precisa ser feito e como precisa ser feito. Esse alinhamento é essencial para que a atividade seja executada com qualidade, obedecendo aos valores da empresa e ao nível de produtividade desejada.

A falta de uma comunicação eficaz pode interferir de diversas formas, tais como: falta de alinhamento, ocorrência de acidentes e conflitos interpessoais. Por isso, deve-se sempre priorizar um diálogo franco e claro com os profissionais.

Determine prazos e objetivos a serem atingidos

Muitos gestores deixam a desejar nesse ponto, pois não se preocupam em estabelecer um prazo para que a tarefa seja realizada, muito menos objetivos quantitativos e qualitativos. Isso pode resultar em um menor senso de urgência e engajamento do colaborador. Dessa maneira, uma tarefa que poderia ser realizada em apenas uma semana demora duas ou até meses para ser cumprida. Isso impacta de forma negativa no setor e, por consequência, na empresa de um modo geral.

Um bom objetivo deve seguir o padrão SMART e conter cinco principais competências. Deve ser: específico, para que todos entendam; mensurável; alcançável; relevante para a empresa e com prazo muito bem definido — o que varia de acordo com a complexidade de cada tarefa.

Imagine que a tarefa é entrar em contato com uma lista de clientes da empresa que demandam por informações específicas. Estabeleça uma data para que todos os contatos sejam feitos e os resultados que devem ser atingidos, como a satisfação dos clientes finais.

Acompanhe e dê suporte à tarefa executada

O fato de delegar tarefas não significa que o gestor não é responsável pelos resultados finais. Aliás, é importante destacar que o gestor é responsável por todos os resultados dos seus liderados, sejam eles positivos, sejam eles negativos. Por esse motivo, é importante estar sempre presente.

Ao delegar uma atividade é preciso mostrar que está disposto a tirar eventuais dúvidas e, na medida do possível, contribuir para que tudo seja feito dentro do prazo preestabelecido. Logo, será possível identificar uma maior motivação do profissional em realizar a tarefa.

A verdade é que muitos chefes simplesmente despejam seu trabalho sobre seus subordinados, abandonando-os em seguida. Isso não é delegar. Inclusive, é um fator que pode culminar na sobrecarga dos profissionais, na desmotivação e na piora do clima organizacional.

Nessa etapa, o gestor deve fazer de tudo para que os obstáculos que tornam a tarefa mais complexa sejam removidos, contribuindo para que seu liderado tenha um alto desempenho. Ele também deve estar disponível para tirar dúvidas, afinal, elas sempre surgem.

Mensure os resultados alcançados

Durante e após cada tarefa delegada, é importante mensurar os resultados alcançados e gerar um feedback de melhoria para o profissional. Essa mensuração pode ser feita com a ajuda de métricas, metas e indicadores-chave de desempenho.

Imagine a mesma tarefa de ligar para o cliente para suprir dúvidas específicas. É possível mensurar a quantidade de clientes que foram atendidos, o tempo gasto em cada atendimento e, ainda, o nível de satisfação e lealdade do cliente após o atendimento. Assim, será possível entender se a tarefa foi bem executada ou deixou a desejar.

Reconheça e recompense pelos resultados apresentados

Em seguida, é importante reconhecer os profissionais pelo resultado apresentado, mostrando que observa tudo o que eles fazem de bom ou ruim dentro da empresa. Segundo pesquisa, funcionários reconhecidos por seus superiores imediatos têm um desempenho até 60% superior.

Ainda é possível optar por recompensar, mostrando, de forma prática, que valoriza o empenho e o comprometimento do profissional. No entanto, se a tarefa não foi executada como deveria, é o momento de gerar um feedback construtivo, mostrando o que precisa ser melhorado. É possível optar por treinamentos ou, ainda, pelo remanejamento do profissional para outra área.

Veja, agora você está por dentro do assunto! Ao delegar tarefas, o funcionário tem a chance de crescer e mostrar que pode atuar de forma criativa. O líder, por sua vez, pode abrir mão de tarefas operacionais e focar no que realmente importa: conduzir o seu time à ação.

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