7 dicas para reduzir custos de RH em grandes equipes

7 dicas para reduzir custos de RH em grandes equipes

Em tempos de crise econômica, uma das maiores preocupações das empresas é com a redução de custos dentro e fora da organização. Afinal, é preciso manter o equilíbrio das contas para poder manter a sustentabilidade e consequentemente seguir com a atuação no mercado. Por isso, é fundamental saber como diminuir custos de RH.

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Falamos isso, pois o RH é um importante departamento, responsável por ouvir, engajar e promover ações que aumentam a produtividade da equipe. Pensando nessas funções essenciais exercidas pelo setor é que fizemos esse artigo com dicas que ajudarão na diminuição dos custos de RH, mas que não afetarão a sua eficácia. Confira!

1. Automatize os processos

Uma das melhores maneiras de reduzir custos de RH é por meio da automatização dos processos com os quais o setor está envolvido. O primeiro passo é adotar um software que reúna em toda a sua extensão informações que poderão ser cruzadas posteriormente e que são de suma importância para a empresa.

Essa automação permitirá um gasto bem menor com documentos físicos, além disso, diminuirá as chances de erros e retrabalhos. Quer um exemplo mais claro? Imagine os processos de contratação e desligamento de funcionários, quando não feitos de maneira correta podem expor a empresa a processos trabalhistas e multas.

Logo, o software vem para garantir maior assertividade nesse sentido. Apesar do investimento inicial, isso gera muita economia posterior, além de maior eficácia e otimização do trabalho.

2. Promova treinamentos e capacitação dos funcionários

Muitas vezes os custos de RH estão relacionados à falta de capacitação dos funcionários para exercerem as suas funções com agilidade e tomarem decisões com maior eficácia. Investir em treinamentos ajuda a empresa a se adaptar à realidade do mercado e a garantir maior eficácia de seus colaboradores, mantendo-os atualizados.

Afinal, aquelas organizações que cortam esse tipo de gasto, diminuem também as chances de melhorarem a sua performance no mercado. Vamos a um exemplo claro: os vendedores. Se eles não passam por uma reciclagem constante, têm uma menor eficácia na conversão de clientes, refletindo diretamente na diminuição do lucro da empresa.

3. Otimize o tempo dos colaboradores

Produtividade e eficácia são dois atributos imprescindíveis para as empresas que desejam reduzir gastos. Para conquistá-los, é preciso trabalhar com a otimização do tempo dos colaboradores. Afinal, algumas tarefas são dispensáveis, mas acabam tomando conta de boa parte da jornada de um funcionário.

Logo, é preciso ter em mente o foco no desenvolvimento das atividades, diminuir o tempo de reuniões, sendo que essas devem ser feitas apenas quando forem necessárias, com horário de início e término.

Outra ação é diminuir a incidência de horas extras. Para isso, é fundamental contar com um banco de horas, estabelecer metas de desempenho, campanhas que evitem a procrastinação e, até mesmo, alguns bônus (como possibilidade de trabalho remoto, home office) para reaver o tempo de trabalho, sem precisar pagar por isso.

4. Faça uma revisão das bonificações dos funcionários

Em tempos de redução de custos, é fundamental que o RH faça uma revisão dos benefícios oferecidos aos funcionários. Avalie, por exemplo, quais são aqueles benefícios mais usados e procure por fornecedores que possam oferecer opções com um melhor custo-benefício, sem que os colaboradores percam em qualidade de serviço.

Outra ação é mapear aqueles benefícios que são pouco utilizados e optar pela descontinuação, mediante aviso prévio, e substituição por uma alternativa mais favorável tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Vale ressaltar que a ideia não é prejudicar os funcionários, pelo contrário é incentivar para que eles possam realizar o trabalho com cada vez mais eficácia.

5. Terceirize alguns processos

O RH precisa atuar de maneira estratégica para conseguir obter o máximo de seus colaboradores. No entanto, o setor acaba acumulando muitas funções, o que diminui a sua eficácia e aumenta os custos, visto que é preciso uma equipe maior para dar conta de toda a demanda de uma grande empresa.

Por isso, uma tendência crescente é a terceirização de áreas operacionais do RH. Assim, a equipe tem mais tempo para realizar as tarefas que de fato impactam estrategicamente a empresa. Entre os serviços que podem ser terceirizados se encontram os treinamentos, recrutamento e seleção, folha de pagamento, etc.

Lembre-se de que o custo com um funcionário é maior do que com um serviço. Além disso, o fornecedor do serviço poderá realizar uma intervenção mais especializada, garantindo uma contratação mais eficaz de um novo funcionário, por exemplo.

6. Empregue tecnologias para reduzir custos de RH

Como dissemos no tópico de automatização, os softwares são grandes aliados na redução de custos de RH. Mas não é só esse instrumento que é capaz de garantir maior assertividade ao setor. É preciso oferecer toda uma estrutura para que a equipe possa trabalhar, o que inclui tecnologias de organização, checklist, comunicação, entre outros.

Além disso, é preciso definir métricas para conferir a evolução da equipe de RH, monitorando os resultados das ações e também as estratégias utilizadas. Tudo isso quando controlado por meio de tecnologia ajudará a empresa em sua maior organização.

7. Engaje os funcionários

A redução de custos também começa pelo engajamento dos funcionários. Com o auxílio deles é possível chegar a um consenso que auxilie a empresa. Procure sempre pedir ajuda, engajá-los, promover melhorias de trabalho e fazer campanhas que demonstrem a importância da redução de custos desnecessários.

A conscientização deve fazer parte do dia a dia, começando por pequenas atitudes, como economia de materiais de escritório, água, energia, entre outros. Tudo isso deve ser repassado aos outros setores. Logo, é importante que o RH invista em canais de comunicação que atinjam todos os grupos e conversem com as diferentes hierarquias.

A redução de custos de RH é possível quando for feita de maneira estruturada e tiver como foco a melhoria dos processos internos. Por essa razão, vale a pena ficar atento àquilo que de fato pode sofrer cortes para não prejudicar toda a operação da empresa, impactando de forma negativa na qualidade dos produtos ou serviços.

Como foi possível ver, a atuação dos funcionários, bem como a utilização de tecnologias são dois fatores primordiais para garantir a eficácia dessa economia. Apesar de desafiador, vale a pena utilizar essas dicas.

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